2010 微軟重頭戲　Office 2010 必了新功能

隨著微軟 Windows 7 的推出，緊接而來的重頭戲莫過於即將在今年年中正式上市的 Office 2010。Office 2010 最引人矚目的特點，在於全新的雲端服務，使用者可在包括電腦、手機上的瀏覽器上透過免費的 Office Web Application 軟體進行 Office 文件的瀏覽、發送、分享，甚至編輯。不過，單機版 Office 2010 仍然有一些值得一述的新功能。在此就來讓我們一道品香一下 Word、PowerPoint 及 Excel 2010 到底有哪些不同於以往的新功能。





全新 Backstage 操作介面
Office 2010 延續了 Office 2007 的 Ribbon 功能區介面，以取代更早版本之前的傳統「檔案功能表」介面。如今 Office 2010 各軟體並在功能區之中新增了 Backstage 檢視功能，就是功能區最左上方稱之為檔案（ File ）的按鈕。它與 Office 2003 之前版本的檔案功能表最左端的「檔案」內容類似，但更為強大。基本上，一樣包括開啟新舊檔、另存新檔、列印、儲存等指令。

事實上，Office 2007 早就把這些「檔案」功能表指令全部集結在「 Office 按鈕」（也就是位於 Office 2007 軟體最左上端，有 Office Log 且外型像圓餅的按鈕）之中，並且新增了發佈到部落格的新指令。但這個圓餅形的按鈕，許多使用者都以為只是個 Logo 圖示而已，而不知道它是個具備許多功能的按鈕。也因為如此，Office 2010 決定放棄這個圓餅按鈕的設計，而直接放到功能區之中，並且延用 2003 版之前大家最熟悉的名稱，而仍然以「檔案」來命名。

在 Office 2010 Backstage 檔案介面中，大致分成左、中、右三個欄位，最左邊是各檔案功能指令，包括儲存、另存、開啟及關閉（單一文件之關閉），以及 Info、Recent、New、Print、Share、Help、Options （自訂新增或移除功能區圖示）、Exit （可多個文件的一次跳出）等功能選項。中間則是每個功能中的子選項，最右邊是預覽區。例如選擇列印，中間會有直印、橫印、文件大小等子選項，最右邊會秀出待列印文件的預覽模樣。



特別強調文件保護、發佈及管理
Backstage 一開始的首頁預設會秀出文件的 Info，除了會在最右側秀出包括文件大小、頁數、更新日期等文件資訊外，在中間並提供文件保護（ Protect Document ）、發佈檢視（ Check for Issues ）、版本管理（ Manage Versions ）三個選項。這些選項大致延用 Office 2007 已有的功能，同時，在 Office 2010 「功能區／檢閱（ Review ）」中的追蹤（ Tracking ）、變更（ Change ）及保護（ Protect ）等欄目中也可找到。




豐富範本  方便分享
在 Backstage - New（新增）功能項中，並提供許多可用的標準範本。當然使用者也可以自行設定不同範本，以供之後直接套用。至 於Backstage-Share（分享）功能項，其中像是 E-mail 寄送、發佈到文件共用的 SharePoint 網站上，或是發佈至部落格等功能，都是 Office 2007 已有的功能。



SkyDrive 讓文件隨處看　輕鬆製作 PDF/XPS 文件
比較特別的是「儲存到 SkyDrive 」的新增功能。原則上只要使用者擁有 Windows Live 帳號，就可享受 25 GB 線上儲存空間，並且搭配免費的 Office Web Application 程式，將 Office 文件上傳到該空間中，以便之後可以方便地在任何地方存取、編輯這些文件。

此外，同一頁面中，另外還提供了 PDF / XPS 文件製作功能。事實上，微軟早就在網路上提供 Office 2007 之 PDF/XPS 文件製作外掛程式的下載服務。如今在 Office 2010 中則直接將該功能內建其中。同時在 Backstage / Share / Send Using E-amil 中，使用者也可以選擇以 PDF / XPS 複本附件的方式寄送。





讓遠端網友同時觀看投影片的 Broadcast Slide Show
值得一的，PowerPoint 2010 在「 Backstage / Share 」功能選項之中，同時還提供「 Broadcast Slide Show 」新功能。藉由該功能使用者可以輕易製作投影片廣播封包檔，並發送給遠端任何透過瀏覽器點選該檔案的人同步觀看，遠端觀看的人完全不需要任何安裝設定的動作，只要有瀏覽器就可以觀賞。





Office 也能螢幕擷圖
有趣的是，Office 2010 Word、PointPoint 及 Excel 中都內建有螢幕擷圖功能。對於想撰寫軟體或程式設計教學文件時特別方便。過去玩家想在文章中加入螢幕擷圖，必須透過專用的螢幕擷圖軟體，然後再一一將所擷圖檔分別插入貼到內文之中。如今，透過 Office 2010 內建的螢幕擷圖，玩家可以方便地一邊寫、一邊擷圖，然後再立即將圖貼到內文中。

原則上，只要在執行 Office 2010 之後，所開啟的任何視窗或目錄夾，甚縮圖都可以在「 Insert / Screenshot 」中找到，玩家只要選擇其中想要的視窗或目錄夾，該圖便會方便地嵌入到游標所在的文章段落之中。


除此之外，該螢幕擷圖功能，並允許玩家以滑鼠托拉的方式進行特定區域的擷圖（例如整條工具列或特定圖示按鈕等）。玩家只要點取「 Insert / Screenshot 」中的「 Screen Clipping 」，Office 軟體會自動跳到背景後，接著便可在特定目標上托拉滑鼠抓圖並嵌至內文中。當然，該功能並無法像一般專用螢幕擷圖軟體一般，可具備全螢幕、下拉視窗或全螢幕遊戲擷圖功能。



值得一提的，Word 2010 的螢幕擷圖功能只支援 .docx 文件檔，換句話說，使用者並無法在 .doc 檔中啟動該功能（該功能會變成無法點取的灰色）。至於 Powerpoint 及 Excel 2010，不論是 xlsx 或 xls，pptx 或 ppt 都支援螢幕擷圖功能。




Office 連圖片去背都能搞定
誇張的是，Office 2010 （包括 Word、Powerpoint 及 Excel ）還支援簡單的圖檔去背（ Remove Background ）功能。不論是螢幕擷圖，或是將其他目錄嵌入到內文的照片都支援。當照片或圖檔一嵌入時，Office 2010 軟體左上角就會出現「 Remove Background 」選項，玩家只要點取，便可進行超簡單去背工作。

若圖檔只有背景色與主題色兩種截然分明顏色最容易成功去背，否則若顏色太過複雜，失敗率也蠻高的。但不論如何，這類原本只有專業影像編輯軟體才支援的功能，能在 Office 軟體上提供，已經算是很有誠意的了。





更加方便貼心的全新複製貼上選項
過去玩家若想把網頁文件或包含圖文格式的 Office 文件，貼到空白 Word 文件或另外 Word 文件之中時，常常會連同一托拉庫的圖檔、字型、段落格式都一併複製過來。使用者如果只想複製純文字時，還要麻煩地先貼到記事本，然後再複製到 Office 文件中，實在非常麻煩。如今 Word 2010 提供了全新的「複製／貼上選項」功能，該功能包括三種貼上選項可選：保留來源格式、與現有文件格式合併、只貼純文字等三種。如此一來，使用者可以更彈性地進行各種來源文件的複製貼上作業。


與過去也不同的，PowerPoint 2010 的複製貼上也提供三個選項，分別為保存來源投影片格式、使用目標文件佈景主題，以及當成插圖貼上。同樣的，Excel 2010 亦然，甚至一口氣提供 6 種貼上選項：整個表格、數值、公式、表頭調換、連結等 6 種。又酷又方便的莫過於橫欄與直欄的表頭調換，有了該功能，玩家可以輕鬆地將較寬的表格，改成長型表格，而不需要重新 Key 內容。





更強大順手的尋找與取代功能
Office 2010 的「尋找及取代」也與原本的模樣完全不同。過去 Office 只要按下快捷鍵「 Ctrl+F 」，就會跳出「尋找及取代」視窗。如今在 Office 2010 中按下同樣快捷鍵，會在軟體最左側跳出「導覽（ Navigation ）」視窗，使用者只要在其中輸入想要搜尋的關鍵字，不但會在內文中將該字以色塊秀出，同時也會在導覽窗中秀出搜尋結果。該搜尋結果還可允許使用者分別選擇以段標、頁面或段落等方式來呈現。如此做法，特別適用於長篇大論文件的搜尋檢視。

在搜尋欄右側並另有下拉視窗，使用者若要進行特定關鍵字取代，可以選擇其中的「取代」。有趣的是，使用者甚至可以進行特定圖檔、表格或公式的搜尋。


支援更多圖形的新版 SmartArt
再就 SmartArt 來說，基本上 Office 2010 與 2007 大同小異，只是在不同類型中，新增了一些圖形罷了。此外，並且多出了照片（ Picture ）及 Office.com 兩種類型，不過照片類型中的圖形有部分是與其他類型選項中的圖形重複，至於 Office.com 類型中的圖形，全都是由其他類型中部分圖形匯集而成。